Bijlage 1 bij de algemene voorwaarden. Versie 2026-11, geldig vanaf [datum livegang invullen].
Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen:
- de klant, die een account bij Antfold heeft (de "verwerkingsverantwoordelijke"), en
- Class Connections, handelend onder de naam Antfold, KvK 90570316, [zakelijk adres invullen — zie toelichting: wettelijk verplicht op de website; gebruik een zakelijk postadres of virtueel kantoor] (de "verwerker").
De klant accepteert deze overeenkomst samen met de algemene voorwaarden. Begrippen hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Onderwerp en duur
- De verwerker verwerkt persoonsgegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke om de dienst Antfold te leveren, zoals beschreven in bijlage A.
- Deze overeenkomst geldt zolang de verwerker persoonsgegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, ook na het einde van het abonnement (zie artikel 11).
2. Instructies
- De verwerker verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. De algemene voorwaarden, deze overeenkomst en de instellingen en handelingen van de klant in de dienst gelden als zulke instructies.
- Is de verwerker wettelijk verplicht tot een andere verwerking, dan meldt hij dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
- Vindt de verwerker dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt hij dat direct.
3. Geheimhouding
De verwerker zorgt dat iedereen die namens hem toegang heeft tot de persoonsgegevens, tot geheimhouding verplicht is. Medewerkers van de verwerker hebben geen inzage in de administratie van de klant, behalve als de klant daarvoor tijdelijk toegang geeft voor ondersteuning, of als dat wettelijk verplicht is.
4. Beveiliging
- De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's. De maatregelen staan in bijlage B.
- De verwerker mag maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.
5. Subverwerkers
- De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele lijst staat op antfold.nl/subverwerkers.
- De verwerker meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 30 dagen vooraf per e-mail of in de app. De verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de overeenkomst kosteloos opzeggen.
- De verwerker legt aan elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de subverwerker.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
- De persoonsgegevens worden opgeslagen in de EU. Sommige subverwerkers zijn gevestigd in of verwerken gegevens in landen buiten de EER, zoals de Verenigde Staten.
- De verwerker geeft persoonsgegevens alleen door buiten de EER als daarvoor een geldige grondslag is volgens hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met zo nodig aanvullende maatregelen.
7. Rechten van betrokkenen
- De dienst biedt functies waarmee de verwerkingsverantwoordelijke gegevens kan inzien, verbeteren, exporteren en laten verwijderen.
- Krijgt de verwerker rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan stuurt hij dat door naar de verwerkingsverantwoordelijke en handelt hij het niet zelf af, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke daarom vraagt.
- De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke binnen redelijke grenzen bij het beantwoorden van verzoeken.
8. Datalekken
- De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de verwerkingsverantwoordelijke, via het e-mailadres van het account.
- De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Ontbrekende informatie volgt zo snel mogelijk.
- De verwerkingsverantwoordelijke beslist zelf over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. De verwerker helpt daarbij.
- De verwerker houdt een overzicht bij van alle inbreuken.
9. Bijstand bij DPIA en toezicht
De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke binnen redelijke grenzen bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), een voorafgaande raadpleging en vragen van de toezichthouder, met de informatie die hij heeft.
10. Informatie en audit
- De verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen.
- De verwerkingsverantwoordelijke mag maximaal één keer per jaar, op eigen kosten en na een aankondiging van minstens 30 dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. De audit mag de dienst en andere klanten niet hinderen. Rapporten of certificaten van de verwerker of zijn subverwerkers kunnen een audit vervangen.
11. Einde: teruggeven, bewaren en verwijderen
- Na het einde van het abonnement kan de verwerkingsverantwoordelijke gedurende 3 maanden inloggen en alle persoonsgegevens zelf exporteren.
- Instructie om te bewaren: de verwerkingsverantwoordelijke geeft de verwerker de instructie de administratie na het einde van het abonnement na die 3 maanden in een afgesloten archief te bewaren tot het einde van de fiscale bewaartermijn van 7 jaar, zodat de verwerkingsverantwoordelijke aan zijn bewaarplicht kan voldoen. In die periode verwerkt de verwerker de gegevens alleen om ze te bewaren, te beveiligen en op verzoek als export beschikbaar te stellen.
- De verwerkingsverantwoordelijke kan deze instructie altijd intrekken en om eerdere verwijdering vragen. De verwerker verwijdert de gegevens dan binnen 30 dagen, ook bij zijn subverwerkers, behalve voor zover de wet bewaren verplicht stelt. Back-ups worden volgens hun eigen cyclus overschreven.
- Na afloop van de bewaartermijn verwijdert de verwerker de gegevens.
12. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt de regeling in de algemene voorwaarden, behalve waar de AVG dwingend anders bepaalt.
13. Overig
- Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.
- De verwerker mag deze overeenkomst wijzigen op de manier die in de algemene voorwaarden staat voor wijzigingen.
- Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Bijlage A: beschrijving van de verwerking
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| Doel | De administratie van de verwerkingsverantwoordelijke bijhouden: documenten opslaan en lezen, boekingsvoorstellen maken, boeken, bankafschriften afletteren, overzichten en exports maken, toegang voor gebruikers en boekhouder, ondersteuning. |
| Aard | Opslaan, lezen (met eigen regels en met AI), ordenen, berekenen, tonen, exporteren, bewaren en verwijderen. |
| Betrokkenen | Klanten, leveranciers en andere relaties van de verwerkingsverantwoordelijke; personen van wie gegevens op bonnen, facturen, bankafschriften en platformrapporten staan; gebruikers van het account. |
| Persoonsgegevens | Namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, KvK- en btw-nummers, bankrekeningnummers (IBAN), bedragen, datums, factuurnummers, omschrijvingen van betalingen en andere gegevens die op geüploade documenten staan. |
| Bijzondere persoonsgegevens | Niet beoogd. Het uploaden ervan is volgens de algemene voorwaarden niet toegestaan. |
| AI | Foto's en scans kunnen worden gelezen door een AI-leverancier (zie de lijst met subverwerkers). Alleen het document gaat mee, verkleind en zo nodig bijgesneden. De AI-leverancier gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen. Elk voorstel wordt door een gebruiker gecontroleerd voordat er geboekt wordt. |
| Duur | Zolang het abonnement loopt, en daarna volgens artikel 11. |
Bijlage B: beveiligingsmaatregelen
- Opslag van gegevens in de EU (Ierland).
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle verkeer.
- Afscherming per bedrijf in de database zelf (row level security), automatisch getest.
- Documenten in afgeschermde opslag, alleen bereikbaar via tijdelijke links voor bevoegde gebruikers.
- Beheersleutels en geheimen alleen op de server, nooit in de app of in de broncode.
- Tweestapsverificatie beschikbaar voor gebruikers en verplicht voor beheerders van Antfold.
- Beheerders hebben geen inzage in administraties; ondersteuning alleen met tijdelijke, door de klant gegeven alleen-lezen-toegang.
- Logboek van beheeracties en van wijzigingen in de administratie; boekingen kunnen niet ongemerkt worden gewijzigd.
- Back-ups met herstelmogelijkheid; periodieke hersteltest.
- Verwerkersovereenkomsten met alle subverwerkers.
- Procedure voor het melden en afhandelen van datalekken.