Versie 2026-11, geldig vanaf [datum livegang invullen].
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Antfold verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij
Antfold is een handelsnaam van Class Connections, KvK 90570316, [zakelijk adres invullen — zie toelichting: wettelijk verplicht op de website; gebruik een zakelijk postadres of virtueel kantoor]. Vragen over privacy stuur je naar privacy@antfold.nl.
2. Twee rollen
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we nodig hebben om jou als klant te bedienen: je account, abonnement, betalingen, facturen, support en het bezoek aan onze website. Deze verklaring gaat vooral daarover.
- Wij zijn verwerker voor de gegevens in je administratie, zoals namen en gegevens van je klanten en leveranciers op bonnen, facturen en bankafschriften. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en geldt onze verwerkersovereenkomst. Staan jouw gegevens in de administratie van een van onze klanten, neem dan eerst contact op met die klant.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), tweestapsfactor | Account aanmaken, inloggen, beveiliging | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres, beroep en antwoorden op de situatievragen | De dienst instellen op jouw situatie, facturen maken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Abonnement, betaalstatus, betaalmethode via Mollie, facturen | Abonnement leveren en betalen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht voor onze facturen) |
| E-mails en berichten aan support | Je vraag beantwoorden | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Gebruiksgegevens: inlogmomenten, aantal gelezen documenten, logboek van acties, technische gegevens zoals IP-adres en browser | Beveiliging, misbruik voorkomen, limieten van je abonnement bijhouden, storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang; uitvoering van de overeenkomst |
| Toestemming per document voor een geanonimiseerde versie | De herkenning van nieuwe soorten documenten verbeteren | Toestemming (altijd in te trekken) |
| Review: sterren, tekst, voornaam en beroep | Je mening over Antfold verzamelen en, alleen met je toestemming, op de website tonen | Toestemming voor het tonen (altijd in te trekken); gerechtvaardigd belang voor het gemiddelde zonder naam |
| E-mailadres voor nieuws en tips | Nieuwsbrief, alleen als je die wilt | Toestemming; of gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten, met afmeldlink in elke e-mail |
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.
4. Hoe het lezen van documenten werkt (AI)
- Digitale facturen (pdf met tekst, UBL) lezen we met eigen software. Daar komt geen AI aan te pas.
- Foto's en scans van bonnen en facturen kunnen we laten lezen door een AI-dienst. Daarvoor sturen we alleen het document, verkleind en zo nodig bijgesneden. We sturen geen andere gegevens over jou mee.
- De AI-leverancier gebruikt de gegevens niet om zijn modellen te trainen en verwijdert ze volgens zijn afspraken met ons binnen 30 dagen. Wie de leverancier is en waar die verwerkt, staat in de lijst met subverwerkers.
- De AI doet alleen een voorstel. Er wordt pas iets geboekt als jij het voorstel goedkeurt. Er is dus geen besluit dat alleen door een computer wordt genomen.
- Bankafschriften worden niet door AI gelezen, maar met eigen software gematcht. Wij hebben geen koppeling met je bank en krijgen nooit je inloggegevens van de bank.
5. Met wie we gegevens delen
- Subverwerkers die ons helpen de dienst te leveren, zoals hosting, database, e-mail en AI. De actuele lijst staat op antfold.nl/subverwerkers.
- Mollie voor de betaling van je abonnement.
- Je boekhouder of andere gebruikers die jij zelf toegang geeft.
- Overheden of toezichthouders als de wet ons daartoe verplicht.
6. Doorgifte buiten de EU
Je gegevens worden opgeslagen in de EU (Ierland). Een aantal van onze leveranciers is een Amerikaans bedrijf of verwerkt gegevens buiten de EU, zoals de AI-dienst. Wij geven gegevens alleen door buiten de EU als daarvoor een geldige grondslag is, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Per leverancier staat dit in de lijst met subverwerkers.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en abonnementsgegevens | Zolang je account bestaat, daarna zolang je administratie wordt bewaard (zie hieronder) |
| Je administratie (documenten, boekingen) | Tijdens je abonnement; daarna 3 maanden alleen-lezen om te exporteren; daarna in een afgesloten archief tot het einde van de fiscale bewaartermijn van 7 jaar, tenzij je na een export om eerdere verwijdering vraagt |
| Onze facturen aan jou en betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Supportberichten | 2 jaar na afhandeling |
| Reviews | Zolang je account bestaat; bij verwijderen van je account worden tekst en naam gewist |
| Logboek van acties en technische logs | [termijn invullen, bijv. 12 maanden] |
| Gegevens bij AI-leverancier | Maximaal 30 dagen |
8. Beveiliging
Wij beveiligen je gegevens met onder meer versleutelde verbindingen, afscherming per bedrijf in de database, opslag in de EU, tweestapsverificatie, beperkte toegang voor medewerkers (geen inzage in je administratie zonder jouw toestemming) en een logboek van beheeracties. Merk je iets dat niet klopt, meld het dan direct via privacy@antfold.nl.
9. Cookies
Op onze website en in de app gebruiken we alleen noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden en je taalkeuze te onthouden. Daarvoor is geen toestemming nodig. Gebruiken we later cookies voor statistieken of marketing, dan vragen we eerst je toestemming. [te bevestigen: geen analysetools op de website]
10. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen (export). Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Veel kun je zelf in je account; voor de rest mail je naar privacy@antfold.nl. We reageren binnen een maand. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, kunnen we niet eerder verwijderen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je vooraf weten per e-mail of in de app. De datum en versie bovenaan laten zien welke versie geldt.